Trong những năm trở lại đây, các phần mềm quản lý bảo tàng, di sản văn hóa liên tục nhận được sự quan tâm lớn từ cộng đồng. Những phần mềm này hỗ trợ tối đa các tổ chức trong công việc quản lý di sản, quản lý khách tham quan cùng với đó là nhiều lợi ích tuyệt vời khác. Trong bài viết này Chàm Museum sẽ giới thiệu đến các bạn những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bảo tàng, di sản văn hóa nổi bật nhất hiện nay.
Phần mềm quản lý bảo tàng, di sản văn hóa là gì?
Là công cụ hỗ trợ cho cán bộ trong các đơn vị chuyên trách như Bảo tàng, sở du lịch trong quá trình quản lý số lượng lớn hiện vật. Đặc biệt quản lý các di tích lịch sử, hoạt động văn hóa trên các địa bàn.
Phần mềm đáp ứng các yêu cầu lưu trữ, biên tập, cập nhật của người dùng. Đồng thời quản lý và khai thác nguồn dữ liệu. Đảm bảo được tính thống nhất trong hệ thống qua đó, giúp đơn vị có liên quan quản lý công việc của mình dễ dàng, khoa học và chính xác.
Các yếu tố của phần mềm quản lý bảo tàng, di sản văn hóa
Tính năng quản lý vé
Với giải pháp tích hợp cho phần mềm bán vé, bạn có thể bán và phát hành vé có thể quét được không chỉ để vào viện bảo tàng mà còn cho các chuyến tham quan, chuyến đi thực tế, các sự kiện, chương trình đặc biệt và thậm chí cho thuê cơ sở vật chất.
Bất kỳ loại vé nào cũng có thể được quét và xác nhận khi vào cửa, vào bảo tàng, khi bắt đầu chuyến tham quan hoặc vào cửa một triển lãm đặc biệt. Phần mềm quản lý bảo tàng tích hợp sẽ ghi lại các giao dịch mua vé và tham dự với hồ sơ của du khách hoặc thành viên.
Quản lý thành viên
Trong phần mềm quản lý bảo tàng tích hợp, các tính năng quản lý thành viên sẽ giúp dễ dàng tổ chức các chương trình ưu đãi tri ân và giữ chân thành viên mới với nhiều lợi ích. Thành viên có thể xuất trình thẻ thành viên dưới mọi hình thức như in thẻ tại nhà hoặc thẻ bằng mã code trên smartphone khi tham quan bảo tàng. Nếu một thành viên bỏ quên thẻ của họ, nhân viên có thể tra cứu tư cách thành viên theo tên của khách hàng.
Khi quản lý thành viên được tích hợp trong hệ thống quản lý bảo tàng, các thành viên có thể tự động nhận được các lợi ích dành cho thành viên trên bất kỳ hình thức mua vé nào cho dù họ ở đâu. Các lợi ích tích hợp có thể kể ra như vào cửa miễn phí, thẻ khách hàng và voucher giảm giá để đăng ký ưu tiên cho các chương trình, sự kiện chỉ dành cho hội viên,…
Đặt chỗ cho chuyến tham quan theo nhóm và chuyến đi thực tế
Giải pháp đặt chỗ tham quan bảo tàng trực tuyến giúp các nhóm và cá nhân dễ dàng đặt và thanh toán mà không cần yêu cầu nhân viên bảo tàng gọi điện thoại theo dõi.
Một giải pháp tích hợp cho phép quét vé nhóm khi tổ chức các sự kiện tham quan có số lượng người tham gia lớn. Ngoài ra, các giải pháp tích hợp giúp bạn có thể được giảm giá dựa trên tư cách thành viên, số lượng người trong nhóm, mã giảm giá hoặc đăng ký đặt chỗ…
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bảo tàng, di sản văn hóa
Phần mềm quản lý tích hợp cho phép bảo tàng của bạn tăng doanh thu, đơn giản hóa việc quản lý và mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách tham quan, thành viên và các nhà tài trợ. Theo chia sẽ từ Groove Technology (Software Development Company) với phần mềm quản lý bảo tàng tích hợp, bạn có thể bán và quản lý vé tham quan bảo tàng trực tuyến và ngoại tuyến, thu hút khách tham quan bằng cách hỗ trợ các chương trình khuyến mãi và giảm giá ở mọi nơi.
Ngoài ra thì phần mềm quản lý bảo tàng, di sản văn hóa còn mang lại một số lợi ích như:
Hỗ trợ tạo lập và quản lý hồ sơ bảo tàng, di sản văn hóa
Hỗ trợ tạo lập toàn bộ hồ sơ di tích văn hóa vật thể và phi vật thể trên địa bàn toàn tỉnh. Có thể kể đến như lý lịch di tích, thống kê hiện vật, tổng hợp ảnh, video. Qua đó gìn giữ lâu dài các giá trị văn hóa tiêu biểu của đất nước.
Quản lý hoạt động
Quản lý hoạt động văn hóa, đồng thời cung cấp các tin tức – sự kiện văn hóa, nghệ nhân thư viện ảnh…
Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu
Phần mềm quản lý hỗ trợ chuẩn hóa được cơ sở dữ liệu các di tích được Nhà nước xếp hạng theo thứ tự như sau: Di tích xếp hạng quốc gia đặc biệt, di tích xếp hạng quốc gia đến các nhóm bảo vật quốc gia, di tích xếp hạng cấp tỉnh, di sản văn hóa phi vật thể…
Phân quyền và quản trị hệ thống
Giúp tạo lập và quản lý các loại báo cáo, từ đó thống kê theo dõi hoạt động văn hóa trên địa bàn. Sau đó thực hiện kết xuất các thông tin tổng hợp. Mục đích cuối cùng là nhằm phục vụ kịp thời cho công tác điều hành, quản lý hồ sơ di tích.
Top 5 phần mềm quản lý bảo tàng, di sản văn hóa
Doubleknot
Doubleknot giúp các đơn vị có kế hoạch tổ chức các sự kiện tham quan đặc biệt tại bảo tàng có thể bán vé, đăng ký cho khách tham gia và thậm chí thanh toán tự động bằng giải pháp POS an toàn. Doubleknot không chỉ là một phần mềm quản lý bảo tàng, di sản văn hóa. Nó còn là một giải pháp quản lý khách hàng và là một nền tảng truyền thông khá được ưa chuộng.
Bạn có thể tích hợp liền mạch hồ sơ khách hàng của mình với nỗ lực lập kế hoạch sự kiện. Giúp dễ dàng cập nhật các hoạt động tham quan bảo tàng của bạn mới nhất qua email cho khách hàng tham khảo. Hay gần gũi hơn là các chương trình ưu đãi. Các chương trình này áp dụng cho các khách hàng đăng ký tham gia sớm hoặc giữ chỗ.
DonorSearch
DonorSearch cung cấp các dịch vụ nghiên cứu khách hàng tiềm năng. Qua đó, có thể xác định các nhà tài trợ lớn bằng các minh chứng thể hiện nguồn hiện kim của họ. Bạn có thể gửi danh sách các cá nhân hiện có, chẳng hạn như danh sách khách hàng hiện có của bạn hoặc yêu cầu DonorSearch tạo một danh sách các khách hàng tiềm năng cho bạn. Ngoài việc sàng lọc các nhà tài trợ lớn, DonorSearch cũng sàng lọc các khách hàng tiềm năng có kế hoạch tài trợ gây quỹ trong cơ sở dữ liệu khách hàng của bạn.
Giveffect
Quản lý tư cách thành viên là một việc rất quan trọng đối với bảo tàng và Giveffect giúp bạn dễ dàng cập nhật thông tin về các thành viên của mình, thông báo các sự kiện, chương trình tri ân, ưu đãi, chăm sóc khách hàng qua email. Ngoài ra, phần mềm Giveffect cũng có thể giúp bảo tàng lập kế hoạch sự kiện tham quan, chuyến đi thực tế và marketing hiệu quả.
Fundly
Fundly là một nền tảng huy động vốn hoạt động từ cộng đồng trực tuyến một cách miễn phí. Nó giúp các bảo tàng dễ dàng tổ chức các đợt gây quỹ không giới hạn về thời gian và nhân lực, giúp bảo tàng duy trì tốt các hoạt động của bảo tàng. Các bảo tàng có thể sắp xếp chiến dịch của mình trên Fundly để dễ tìm kiếm các khách hàng và nhà tài trợ, ngoài ra nhờ có Fundly, bảo tàng cũng có thể dễ dàng kết nối được với các mạng xã hội nổi tiếng.
Salsa Labs
Các bảo tàng và các tổ chức văn hóa nghệ thuật thuộc các thể loại khác nhau có thể theo dõi, quản lý các di sản bằng Salsa Labs. Đây là một phần mềm quản lý được tích hợp với bộ sản phẩm đầy đủ của Salsa Labs. Với Salsa Labs, các bảo tàng có thể xây dựng hồ sơ toàn diện, đầy đủ, thông minh để hướng dẫn khách tham quan bảo tàng.
Salsa Labs cung cấp bộ sản phẩm toàn diện được kết nối với nhau. Vì vậy khách hàng không phải lo lắng bất cứ điều gì về việc dữ liệu trong hệ thống, đặc biệt với dữ liệu nhạy cảm của nhà tài trợ đến từ các chiến dịch gây quỹ. Tất cả thành phần trong Salsa Labs được thiết kế tương thích với các bộ phận khác.
Việc áp dụng phần mềm vào công tác quản lý là giải pháp hữu hiệu, đặc biệt trong quản lý các công trình lớn như bảo tàng, di sản văn hóa. Hy vọng bài viết đã cho bạn hiểu hơn về lợi ích của phần mềm quản lý bảo tàng, di sản văn hóa sẽ giúp cho công tác quản lý của bạn hiệu quả hơn.
Xem thêm: